Artículo 4 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios

Artículo 4. Además de las definiciones previstas en la Ley General, para los efectos de esta

Ley se entenderá por:

I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el

ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que se

resguarden;

II. Actividad Archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar,

conservar y difundir Documentos de Archivo;

III. Administración de Archivos: Al conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y

del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los Archivos;

IV. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos

Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte,

espacio o lugar que se resguarden;

V. Archivo de Concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o

unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él, hasta su

Disposición Documental;

VI. Archivo de Trámite: Al integrado por Documentos de Archivo de uso cotidiano y necesario

para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados;

VII. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;

VIII. Archivo General del Estado: Al Archivo General del Estado de México;

IX. Archivo Histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia

para la memoria estatal o municipal de carácter público;

X. Archivos Privados de Interés Público: Al conjunto de documentos de interés público,

histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan

recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;

XI. Área Coordinadora de Archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el

cumplimiento de las disposiciones en materia de Gestión Documental y Administración de

Archivos, así como de coordinar las Áreas Operativas del Sistema Institucional de cada Sujeto

Obligado;

XII. Áreas Operativas: A las que integran el Sistema Institucional de Archivos, las cuales son

la unidad de correspondencia, Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y, en su caso,

Histórico;

XIII. Baja Documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su

vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores

históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;

XIV. Catálogo de Disposición Documental: Al registro general y sistemático que establece los

valores documentales, la Vigencia Documental, los plazos de conservación y la Disposición

Documental;

XV. Ciclo Vital: A las etapas por las que atraviesan los Documentos de Archivo desde su

producción o recepción hasta su Baja Documental o Transferencia a un Archivo Histórico;

XVI. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos y Administración de Documentos;

XVII. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;

XVIII. Conservación de Archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar

la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los

documentos digitales a largo plazo;

XIX. Consulta de Documentos: A las actividades relacionadas con la implantación de controles de

acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los

usuarios mediante la atención de requerimientos;

XX. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico que refleja la

estructura de un Archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Sujeto Obligado;

XXI. Datos Abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y

pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;

XXII. Director General: A la persona titular del Archivo General del Estado;

XXIII. Disposición Documental: A la selección sistemática de los Expedientes de los Archivos de

Trámite o Concentración cuya Vigencia Documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar

Transferencias ordenadas o Bajas Documentales;

XXIV. Documento de Archivo: Al documento que registra cualquier hecho, acto administrativo,

jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y utilizado por cualquier Sujeto Obligado en

el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su Soporte

Documental;

XXV. Documentos Históricos: A los que se preservan permanentemente porque poseen valores

evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que, por ello, forman

parte íntegra de la memoria colectiva del Estado de México y sus municipios, siendo

fundamentales para el conocimiento de la historia estatal y municipal;

XXVI. Entes Públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales

autónomos, las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal, y

municipal, y, los órganos jurisdiccionales que no formen parte del Poder Judicial, así como

cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos públicos

citados del Estado de México y sus municipios;

XXVII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de

refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos

sueltos en papel libre de ácido, entre otros;

XXVIII. Expediente: A la unidad documental compuesta por Documentos de Archivo, ordenados y

relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados;

XXIX. Ficha Técnica de Valoración Documental: Al instrumento que permite identificar, analizar

y establecer el contexto y Valoración Documental de la Serie;

XXX. Firma Electrónica Avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la

identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo

control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere,

lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los

mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;

XXXI. Fondo Documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto

Obligado que se identifica con el nombre de este último;

XXXII. Gestión Documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su Ciclo

Vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta,

Valoración Documental y conservación;

XXXIII. Grupo Interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá estar integrado por la

persona titular del Área Coordinadora de Archivos; la unidad de transparencia; las personas

titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora regulatoria, órganos

internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como a la

persona responsable del Archivo Histórico, con la finalidad de coadyuvar con las áreas o

unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores

documentales, vigencias, plazos de conservación y Disposición Documental durante el proceso de

elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental;

XXXIV. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y

posibilitar el intercambio entre ellos;

XXXV. Instrumentos de Control Archivístico: A los instrumentos técnicos que propician la

organización, control y conservación de los Documentos de Archivo a lo largo de su Ciclo Vital,

que son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición

Documental;

XXXVI. Instrumentos de Consulta Archivística: A los instrumentos que describen las Series,

Expedientes o Documentos de Archivo y que permiten la localización, Transferencia o Baja

Documental;

XXXVII. Inventarios Documentales: A los Instrumentos de Consulta Archivística que describen las

Series documentales y Expedientes de un Archivo y que permiten su localización (inventario

general), para las Transferencias (inventario de Transferencia) o para la Baja Documental

(inventario de Baja Documental);

XXXVIII. Ley: A la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y

Municipios;

XXXIX. Ley General: A la Ley General de Archivos;

XL. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los

Documentos de Archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para

identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;

XLI. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito

de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales

consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y

contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan

para la ubicación física de los Expedientes;

XLII. Patrimonio Documental del Estado de México: A los documentos que, por su naturaleza, no

son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado de México y sus municipios, así como

de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y

heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural

y artística de una comunidad, incluyendo aquéllos que hayan pertenecido o pertenezcan a los

Archivos de los órganos estatales y municipales, casas culturales o cualquier otra

organización, sea religiosa o civil;

XLIII. Registro Estatal: Al Registro de Archivos del Estado de México y Municipios;

XLIV. Sección: A cada una de las divisiones del Fondo Documental basada en las atribuciones de

cada Sujeto Obligado de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables;

XLV. Serie: A la división de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos

en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en Expedientes de acuerdo con un

asunto, actividad o trámite específico;

XLVI. Sistema Estatal: Al Sistema Estatal de Archivos;

XLVII. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de Archivos de cada Sujeto

Obligado;

XLVIII. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;

XLIX. Soporte Documental: Al medio en el cual se contiene la información, pudiendo ser papel,

material audiovisual, fotográfico, fílmico, digital, electrónico, sonoro o visual, entre otros;

L. Subserie: A la división de la Serie documental;

LI. Sujetos Obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes

Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos

públicos estatales y municipales; así como del gobierno y de la administración pública

municipal y sus organismos auxiliares; cualquier persona física, jurídica colectiva o sindicato

que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de los ámbitos estatal y

municipal, que deba cumplir con las obligaciones previstas en la presente Ley, y las personas

físicas o jurídicas colectivas que cuenten con Archivos Privados de Interés Público;

LII. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de Expedientes de consulta esporádica

de un Archivo de Trámite a uno de Concentración y de Expedientes que deben conservarse de

manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico;

LIII Transferencia Primaria: A la Transferencia del Archivo de Trámite al Archivo de

Concentración;

LIV Transferencia Secundaria: A la Transferencia del Archivo de Concentración al Archivo

Histórico;

LV. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la

Gestión Documental y Administración de Archivos, identificar el acceso y la modificación de

documentos electrónicos;

LVI. Valoración Documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los

valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere

características específicas en los Archivos de Trámite o Concentración, o evidenciales,

testimoniales e informativos para los Documentos Históricos, con la finalidad de establecer

criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la

Disposición Documental, y

LVII. Vigencia Documental: Al periodo durante el cual un Documento de Archivo mantiene sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones

jurídicas aplicables.