Artículo 39

Las entidades públicas, a través del área coordinadora de

archivos, elaborarán un cuadro general de información archivística, el cual debe

encontrarse basado en los criterios orgánico y funcional para su elaboración.

La estructura del Cuadro General de Información Archivística será jerárquica,

atendiendo a los siguientes niveles:

Primero, fondo: conjunto de documentos producidos por una dependencia o

entidad, con cuyo nombre se identifica;

Segundo, sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada dependencia o entidad, y

Tercero, serie: división de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que

versan sobre una materia o asunto específico.

Independiente de lo anterior pueden existir niveles intermedios, como subfondo o

subsección, dependiendo de las necesidades administrativas de las entidades

públicas. Los niveles deben identificarse mediante una clave alfanumérica que

determine el área coordinadora de archivos y que se comunicará al SEDA para su

aprobación.

ARTÍCULO 40.-