Numeral 9 — NOM-003-SAG-FITO-2015, Por la que establecen las especificaciones a cumplir por las personas morales para poder ser aprobadas como organismos de certificación de semillas

9 Anexos

0. Introducción

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0.1 La calificación y certificación de semillas en México, es atrib ución del Servicio Nacional de Inspección y Certificación de

Semillas (SNICS), órgano administrativo desconcentrado de la Se cretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y

Alimentación (SAGARPA); que a través de sus Unidades Operativas realiza las funciones de inspección, supervisión, calificación

y certificación de semillas para siembra a nivel nacional.

0.2 La Ley Federal de Producción, Certificación y Comercio de Semil las (Ley de Semillas) publicada en el Diario Oficial de la

Federación el 15 de junio de 2007, establece la participación d e personas morales en el proceso de calificación y certificació n de

semillas, mediante su integración como organismos que actúen en apego a las normas emitidas por la SAGARPA.

0.3 En complemento a lo anterior, en el Reglamento de la Ley de Sem illas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el

2 de septiembre de 2011, se indican los requisitos que deben cu mplir las personas morales para ser considerados y operar como

organismos de certificación para la calificación de semillas, e ntre los que destaca el disponer de los recursos humanos,

infraestructura, y demás elementos necesarios, de conformidad con las Normas Oficiales Mexicanas correspondientes que expida

la SAGARPA.

0.4 Para lo cual, dichos organismos, deben ser una instancia imparc ial que tenga los instrumentos, recursos necesarios y la

confiabilidad competente para operar en un sistema nacional de certificación en conformidad con las normas correspondientes,

para con ello emprender programas que validen los factores y ni veles de calidad en campo y laboratorio de las semillas para

siembra.

0.5 Las personas morales que aspiren a integrarse y operar como org anismos de certificación para la calificación de semillas,

deben tener la aprobación de la SAGARPA, a través del SNICS, si empre y cuando hayan obtenido la acreditación de las

entidades autorizadas.

0.6 Considerando lo anterior, se desprende la necesidad de establec er las especificaciones para comprobar el cumplimiento

de estos requisitos, por lo que la Secretaría ha tenido a bien expedir la presente Norma.

1. Objetivo y Campo de Aplicación

El objetivo de esta Norma Oficial Mexicana es establecer las es pecificaciones y requisitos que deben cumplir las personas

morales que soliciten aprobación, renovación o vigencia como or ganismos de certificación de semillas. Su observancia es de

carácter obligatorio en todo el territorio nacional.

2. Referencias

Para la aplicación y complementación de esta norma es necesario consultar:

2.1. Ley Federal de Producción, Certificación y Comercio de Semillas (D.O.F. 15/06/2007).

2.2. Ley Federal de Sanidad Vegetal (D.O.F. 5/01/1994). Última Reforma D.O.F. 16-11-2011.

2.3. Ley Federal sobre Metrología y Normalización (D.O.F. 01/07/199). Última Reforma D.O.F. 09-04-2012.

2.4. Reglamento de la Ley Federal de Producción, Certificación y Comercio de Semillas (D.O.F. 02/09/ 2011).

2.5. Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización (D.O.F. 14/01/1999). Última Reforma D.O.F. 28-11-2012.

2.6. Reglas Internacionales para el Análisis de Semillas, International Seed Testing Association (ISTA, 2012).

2.7. NMX-CC-9-1992: criterios generales para los organismos de certificación de sistemas de calidad. 1992.

2.8. NMX-CC-10-1992: criterios generales para los organismos de certificación de productos 1992.

2.9. NMX-CC-11-1992: criterios generales para los organismos de certificación de personal 1992.

3. Definiciones

Para efectos de esta norma se entiende por:

3.1 Acreditación: el acto por el cual una entidad de acreditación reconoce la com petencia técnica y confiabilidad de los

organismos de certificación, de los laboratorios de prueba, de los laboratorios de calibración y de las unidades de verificación para

la evaluación de la conformidad.

3.2 Aprobación: acto por el que la Secretaría reconoce a personas morales como aptas para operar como organismos

nacionales de normalización, organismos de certificación, unidades de verificación o laboratorios de pruebas.

3.3 Calificación de semillas: procedimiento por el cual se verifican, conforme a las Reglas q ue para tal efecto emite la

Secretaría, las características de calidad de las semillas en sus diferentes categorías.

3.4 Certificación:

procedimiento por el cual se asegura que un producto, proceso, sistema o servicio se ajusta a las normas o

lineamientos o recomendaciones de organismos dedicados a la normalización nacional o internacional.

3.5 Organismos de certificación: personas morales acreditadas por una Entidad de Acreditación y aprobadas por la

Secretaría, en términos de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, para realizar las actividades relativas a la calificación

y certificación de semillas conforme a los métodos y procedimie ntos que se establezcan en la Ley Federal de Producción,

Certificación y Comercio de Semillas, su Reglamento, las normas oficiales mexicanas y las Reglas a que se refiere la Ley.

3.6 Secretaría: Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA).

3.7 Semilla: es la que se obtiene del fruto después de la fecundación de la flor, los frutos o partes de éstos, así como partes

vegetales o vegetales completos que se utilizan para la reproducción y propagación de las diferentes especies vegetales.

3.8 Unidad de calificación: unidad integrada por el número de piezas o peso de materia prima factible de calificación.

3.9 Verificación: constancia ocular o comprobación mediante muestreo, medición, p ruebas de laboratorio, o examen de

documentos que se realizan para evaluar la conformidad en un momento determinado.

4. Especificaciones

4.1. Disposiciones Generales

La Secretaría, a través del SNICS aprobará a personas morales p ara operar como organismos de certificación para la

calificación de semillas, siempre y cuando entreguen la siguiente documentación:

4.1.1. Solicitud de la aprobación correspondiente (Formato Anexo).

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4.1.2. Designación de personal responsable que cuente con la capacidad técnica necesaria para atender las diligencias, que

en cualquier momento la autoridad competente pretenda realizar, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la presente Norma.

4.1.3. Manifestación por escrito, donde establezca la disponibilidad de los recursos humanos, infraestructura mínima requerida

equipo y demás elementos necesarios, con base en el alcance que dicho organismo determine. Dicha manifestación puede, en su

caso, complementarse mediante croquis que señalen las instalaci ones principales: oficinas, laboratorio, almacén, accesos,

ventilación, iluminación, mobiliario y demás información que el solicitante considere necesario.

4.1.4. Comprobante de pago conforme normatividad vigente y aplicable incluyendo la renovación anual.

4.1.5. Acta constitutiva de la persona moral.

4.1.6. En su caso, documentación que acredite la personalidad jurídica del representante legal.

Todos estos documentos deberán entregarse en el SNICS.

4.2. De la solicitud de aprobación y la documentación complementaria.

4.2.1. En la solicitud se deberá indicar lo siguiente:

i. Razón social y domicilio del solicitante

ii. Área de influencia (región geográfica) y tipo de usuario a atender.

iii. Listado de especies vegetales sujetas a calificación.

iv. Capacidad operativa para la atención de programas de calificación (Unidades de Calificación).

v. Cuando aplique, la capacidad instalada y alcance del laboratorio de pruebas para determinar la calidad de las semillas.

vi. Costo de los servicios a otorgar.

La solicitud de aprobación debe ser mediante el formato anexo, y acompañarse de la documentación de los puntos 4.1 y 4.2.2.

4.2.2. A su vez, tendrá que presentar dentro de la información complementaria lo siguiente:

i. Estatutos y/o reglamento interno.

ii. Organigrama de personal, especificando sus funciones.

iii. Programa de actividades de califi cación y certificación de semi llas (de tipo administrativas, de campo, de monitoreo y

muestreo, análisis en laboratorio y las que se consideren perti nentes). Dichas actividades tendrán que se r

correspondientes con lo manifestado en el alcance como organismo de certificación.

iv. Documentación para el control y seguimiento de las actividades establecidas:

a) Formatos de inscripción a programas de calificación;

b) Registros de supervisión e inspección en campo; para el caso de las pruebas de laboratorio el control y seguimiento

de muestras, así como entrega de resultados y dictámenes;

c) Permisos de movilización tanto en el área de influencia como fuera de ella.

d) Control de etiquetas de certificación de semillas, conforme la normatividad vigente del SNICS.

e) Control de pagos.

4.2.3. Carta compromiso para permitir el acceso de personal autorizado por el SNICS para realizar, cuando así lo requiera, las

evaluaciones al personal propio o subcontratado, verificación y supervisión a las instalaciones, unidades de inscripción, repo rtes

de campo, muestras de semilla calificada o en materia prima, re sultados de análisis de laboratorio, material, equipo, archivos

técnicos, control de etiquetas y cualquier información relativa a las unidades de inscripción y de calificación de semillas, a ntes o

después de haber sido acreditado y aprobado como organismo de certificación de la calidad de las semillas.

4.2.4. En caso de subcontratar parte del proceso de calificación de se millas, el interesado debe presentar relación de

subcontratistas, procedimientos a plicados en la evaluación y vi gilancia de la competencia de éstos, así como el acuerdo que

cubra las disposiciones entre las partes, incluyendo el tema de confidencialidad.

4.2.5. El periodo para dar un dictamen sobre la solicitud de aprobació n del organismo de certificación, será de 10 días hábiles

a partir de la fecha de término de la evaluación correspondiente.

4.2.6. Manifestación por escrito de que no está sujeto a influencia di recta por algún fabricante, comerciante o persona moral

mercantil vinculado a la producción de semillas, no teniendo re lación financiera ni contratos o convenios que así lo impliquen , así

como que se tiene conocimiento de la normatividad técnica aplic able según la especie vegetal, a la que se debe apegar la

actividad de calificación de semillas. A su vez demostrar que no tiene actividades relacionadas con la producción y el comercio de

semillas, el SNICS hará las averiguaciones para verificar que no tiene relación con estas actividades.

4.2.7. Manual de Aseguramiento de la calidad que garantice el desempeñ o de sus funciones y que dentro de su alcance se

considere un sistema de registros para campo y laboratorio (en su caso), así como para informes de pruebas o ensayos y

etiquetado.

4.2.8. En su caso, la competencia del subcontratado, ya sea en activid ades de campo o de laboratorio demostrando su

certificación o acreditación ante las instancias correspondientes.

4.3. De los lineamientos del proceso de calificación que deberán cumplir los organismos de certificación de semillas.

4.3.1. La actividad de calificación de semillas debe ajustarse a los s iguientes documentos vigentes: Ley Federal de

Producción, Certificación y Comercio de Semillas y su Reglament o, Guías para la descripción varietal, Reglas para la calificac ión

de semillas (o de no existir éstos conforme las normas internacionales correspondientes), a las normas de laboratorio, a las reglas

internacionales para análisis de semillas, y a todos aquellos m anuales, procedimientos, protocolos y demás disposiciones que l a

Secretaría establezca.

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4.3.2. Calificar la semilla de variedades vegetales, de los cultivos i ndicados en su alcance, que se encuentren inscritas en los

listados que para tal efecto establezca el SNICS, las que deber án contar con una descripción varietal y permiso de multiplicac ión

por parte del titular, cuando así aplique.

4.3.3. Aceptar únicamente productores de semillas inscritos ante el SN ICS en el Directorio de Productores, Obtentores y

Comercializadores de Semillas, de no ser así el productor deber á solicitar su inclusión en dicho Directorio mediante el trámit e

SNICS 001.

4.4. De las evaluaciones y verificaciones

4.4.1. EI SNICS podrá requerir de manera periódica, cifras y estadísticas por ciclo de producción, empresa (personas físicas y

morales), cultivo, variedad vegetal y categoría conforme lo siguiente:

i. Superficie inscrita y aceptada en el programa de calificación hasta el cierre de siembras.

ii. Producción obtenida hasta el cierre de la cosecha.

iii. Etiquetas de certificación emitidas y entregadas (incluyendo los folios).

4.4.2. El SNICS puede realizar la evaluación del personal designado y la verificación de las actividades de calificación y

certificación de semillas del organismo aprobado, por aprobar o en proceso de renovación anual, en el momento y número que

considere necesarias, en días y horas hábiles, previa identificación vigente y exhibición del oficio de comisión respectivo.

4.4.3. De toda evaluación al personal designado y verificación a las a ctividades de calificación de semillas, el SNICS deberá

realizar un reporte del cual debe entregar copia al responsable del organismo de certificación.

4.5. De la evaluación del personal designado.

La evaluación del personal técnico designado de los organismos de certificación de semillas, se realizará de acuerdo a los

criterios establecidos y a la ev aluación escrita y práctica que indique el SNICS para tal efecto, respecto a los conocimientos

técnicos y en materia de normatividad y legislación de semillas (de acuerdo a la actividad que realice en campo o en laboratorio).

4.6. De la verificación de las actividades de calificación.

4.6.1. El SNICS podrá realizar la verificación de las actividades de c alificación de los organismos de certificación de semillas,

mediante auditorías internas y revisiones periódicas, para comp robar que cumplen con los criterios establecidos en la

normatividad vigente, para aplicación de políticas, la confiden cialidad, el uso de registros, certificados y etiquetas, así co mo de la

actualización de los manuales de procedimientos, reglamentos y otra documentación que así lo requiera. En su caso, habrá que

hacer notificación previa a la empresa que el SNICS supervisará las actividades del organismo de certificación.

4.6.2. La verificación podrá realizarse en cualquiera de las siguientes etapas:

i. la supervisión en campo,

ii. el muestreo de semillas,

iii. la realización de ensayos de laboratorio,

iv. la supervisión en plantas de beneficio y almacenes,

v. el desarrollo de procesos administrativos.

4.6.3. Los métodos de prueba para las evaluaciones de personal y verif icaciones de las actividades de los organismos de

certificación de semillas, deben realizarse siguiendo los métod os y normatividad indicados en cada caso, conforme las normas

correspondientes, reglas para la calificación de semillas y las guías para la descripción varietal.

5. Grado de concordancia con normas internacionales.

Esta norma no coincide con ninguna norma internacional por no existir referencia alguna en el momento de su elaboración.

6. Bibliografía

6.1 Ley Federal de Producción, Certificación y Comercio de Semillas (D.O.F. 15/06/2007).

6.2 Ley Federal de Sanidad Vegetal (D.O.F. 5/01/1994).

6.3 Ley Federal sobre Metrología y Normalización Última Reforma (D.O.F. 09/04/2012).

6.4 Reglamento de la Ley Federal de Producción, Certificación y Comercio de Semillas (D.O.F. 02/09/2011).

6.5 Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización (D.O.F. 14/01/1999).

6.6 Reglas Internacionales para el Análisis de Semillas, International Seed Testing Association (ISTA, 2012).

6.7 NMX-CC-9-1992: criterios generales para los organismos de certificación de sistemas de calidad. 1992.

6.8 NMX-CC-10-1992: criterios generales para los organismos de certificación de productos. 1992.

6.9 NMX-CC-11-1992: criterios generales para los organismos de certificación de personal. 1992.

7. Observancia de esta norma.

7.1 La vigilancia del cumplimiento de esta Norma Oficial Mexicana c orresponde a la SAGARPA, a través del SNICS cuyo

personal realizará los trabajos de inspección y vigilancia que sean necesarios en colaboración con las dependencias y

organismos de la Administración Pública Federal, Estatal y municipal, en el ámbito de sus respectivas atribuciones.

8. Evaluación de la conformidad.

8.1. La evaluación de la conformidad de la presente Norma Oficial Me xicana se realizará por la Secretaría de Agricultura,

Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación a través del Servicio Nacional de Inspección y Certificación de Semillas

(SNICS).