COPIAS DE EXPEDIENTES JUDICIALES CERTIFICADAS DIGITALMENTE. FORMALIDADES QUE DEBEN OBSERVARSE PARA SU TRANSMISIÓN EN ARCHIVO DIGITAL POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO.

Hechos: En el contexto de la pandemia ocasionada por el virus SARS-CoV-2, una persona, en su carácter de parte quejosa en un juicio de amparo, solicitó que se expidieran de manera electrónica copias certificadas de la totalidad de las constancias del expediente para que le fueran enviadas mediante archivo digital a un correo electrónico. El Juez de Distrito negó la expedición de las copias al considerar que la certificación carecería de la firma autógrafa de la persona encargada de su cotejo, lo que impediría constatar su autenticidad. Inconforme con esa determinación, la persona interpuso un recurso de queja.

Criterio jurídico: La transmisión de constancias digitales mediante correo electrónico requiere la adopción de medidas por parte del órgano jurisdiccional para propiciar certeza tanto en su expedición, en la entrega por parte de la persona servidora pública, como en la adecuada recepción de la persona solicitante en el correo que designó.Por lo que, para la validez de la expedición, entrega y recepción de copias certificadas digitalmente deben observarse las siguientes formalidades que garanticen la certeza de tal actuación: (i) una vez autorizada su expedición por la persona juzgadora, se digitalizan las constancias físicas solicitadas para que, previo cotejo respectivo, se certifique su coincidencia mediante el uso de la FIREL en el archivo electrónico correspondiente; (ii) el archivo digital resultante deberá enviarse desde el correo institucional del órgano jurisdiccional y/o del funcionario certificador a la dirección de correo electrónico que, bajo su más estricta responsabilidad, proporcione la persona solicitante; (iii) de ser necesario, en atención al tamaño del archivo electrónico y la capacidad de la cuenta de correo electrónico para la transferencia de información, podrán certificarse de manera seccionada las constancias respectivas y remitirlas en dos o más archivos, cada uno con la firma y certificación correspondiente; (iv) la persona funcionaria deberá asentar una razón pormenorizada del envío del o los correos electrónicos respectivos en los que solicitará el acuse de recibo; y, (v) a la razón asentada se deberá anexar la evidencia gráfica del o los correos electrónicos enviados. En el entendido de que todas estas constancias deberán agregarse al expediente electrónico y, en su caso, su representación gráfica al expediente físico del asunto de que se trate.

Justificación: El uso del correo electrónico institucional del órgano jurisdiccional y/o de la persona servidora pública correspondiente como medio para la transmisión de copias certificadas digitalmente, es un paso más en el aprovechamiento de las tecnologías de la información en beneficio de una administración de justicia más pronta, completa y expedita, siempre que exista certidumbre del envío y recepción del archivo que contenga los documentos certificados digitalmente.