Artículo 4

Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:

I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados

en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte,

espacio, lugar que se resguarde;

II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar,

organizar, conservar y difundir documentos de archivo;

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DEC. 559 P.O. 28 BIS DEL 7 DE ABRIL DE 2024.

III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los

sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia

del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;

IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las

áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen

en él hasta su disposición documental;

V. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y

necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;

VI. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;

VII. Archivo General del Estado: Al Organismo Público Descentralizado Denominado

Archivo General del Estado.

VIII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de

relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público;

IX. Archivos privados de interés público: Al conjunto de documentos de interés

público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no

reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos

ámbitos de gobierno;

X. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el

cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y

administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema

institucional de archivos;

XI. Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales

son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y,

en su caso, histórico;

XII. Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito

su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no

posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas

aplicables;

XIII. Catálogo de Disposición Documental: Al registro general y sistemático que

establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia

documental y la disposición documental;

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XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde

su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo

histórico;

XV. Consejo Estatal: Al Consejo del Estado de Durango en materia de Archivos;

XVI. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;

XVII. Consejo Técnico: Al Consejo Técnico y Científico Archivístico;

XVIII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados

a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la

preservación de los documentos digitales a largo plazo;

XIX. Consulta de documentos: A las actividades relacionada con la implantación de

controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el

derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;

XX. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico que refleja

la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto

obligado;

XXI. Datos abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles en

línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;

XXII. Director: Al Director General del Organismo Público Descentralizado Denominado

Archivo General del Estado;

XXIII. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los

archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito,

con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;

XXIV. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las

facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia

de su soporte documental;

XXV. Documentos históricos: A los que se preservan permanentemente porque poseen

valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que

por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales

para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;

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XXVI. Entes públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales

autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, los

municipios y sus dependencias, los órganos jurisdiccionales que no formen parte de

los poderes judiciales, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control

cualquiera de los poderes y órganos públicos citados de los distintos órdenes de

gobierno;

XXVII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación,

integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel

y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;

XXVIII. Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos

obligados;

XXIX. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos de archivo electrónicos,

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos

obligados;

XXX. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar,

analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;

XXXI. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la

identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su

exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos

a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior

de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;

XXXII. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto

obligado que se identifica con el nombre de este último;

XXXIII. Gestión documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su

ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso,

consulta, valoración documental y conservación;

XXXIV. Grupo Interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá estar integrado por

el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares

de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos

de control o sus equivalente s y las áreas responsables de la información, con la

finalidad de coadyuvar en la valoración documental;

XXXV. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir

datos y posibilitar el intercambio entre ellos;

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XXXVI. Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos técnicos que propicien

la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de

su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de

disposición documental;

XXXVII. Instrumentos de Consulta: A Instrumentos que describen las series, expedientes

o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja

documental.

XXXVIII. Inventarios Documentales: A los instrumentos de consulta que describen las

series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización

(inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la

baja documental (inventario de baja documental);

XXXIX. Junta: A la Junta de Gobierno del Organismo Público Descentralizado denominado

Archivo General del Estado;

XL. Ley General: A la Ley General de Archivos;

XLI. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura

de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo y que sirven

para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;

XLII. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a

la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con

el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las

operaciones intelectua les consisten en identificar y analizar los tipos de

documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las

operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la

ubicación física de los expedientes;

XLIII. Patrimonio documental del Estado: a los documentos que, con independencia de

su soporte y por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del

Estado de Durango y de las personas e instituciones que han contribuido en su

desarrollo y, en general, del país; además de tran smitir y heredar información

significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística del

estado, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de

los órganos estatales, municipios, casas curales o cualquier otra organización, sea

religiosa o civil, que en razón de su ubicación física se encuentren dentro del

territorio del estado de Durango;

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XLIV. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos

de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia

documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se

establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;

XLV. Programa anual: Al Programa anual de desarrollo archivístico;

XLVI. Registro Nacional: Al Registro Nacional de Archivos;

XLVII. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las

atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales

aplicables;

XLVIII. Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en

expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico;

XLIX. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto

obligado;

L. Sistema Estatal: Al Sistema de Archivos del Estado;

LI. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;

LII. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene información

además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos,

digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;

LIII. Subserie: A la división de la serie documental;

LIV. Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo de los

Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,

fideicomisos y fondos públicos del Estado de Durango y sus municipios; así como

cualquier persona física, moral o s indicato que reciba y ejerza recursos públicos o

realice actos de autoridad en el ámbito estatal y municipal, así como a las personas

físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público;

LV. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que

deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo

histórico;

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LVI. Transferencia Primaria: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de un

archivo de trámite a uno de concentración;

LVII. Transferencia Secundaria: Al traslado controlado y sistemático de expedientes del

archivo de concentración al archivo histórico para su resguardo permanente;

LVIII. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para

la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la

modificación de documentos electrónicos;

LIX. Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación

de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos

que les confiere características específicas en los archivos de trámite o

concentración, o evidenciales, testim oniales e informativos para los documentos

históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su

caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental; y

LX. Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo

mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad

con las disposiciones vigentes y aplicables.